O TEMPO É NOSSO ÚNICO RECURSO LIMITADO!

Todos nós temos recursos financeiros, humanos e tecnológicos. Todos esses recursos podem ser aportados ou cortados. O tempo não. Nós recebemos a mesma fração de tempo diariamente, semanalmente e mensalmente. O tempo é um recurso limitado e, por isso, deve ser o mais bem gerenciado.
Atualmente, temos o hábito de dizer que estamos sempre “na correria”. Glorificamos agendas cheias e passos sempre apressados, na falsa ilusão de que essa vida sem tempo nos dará como recompensa um futuro tranquilo e desacelerado.

Entretanto, o tempo está aí, para ser desfrutado e bem aproveitado, diariamente. Ao construirmos a vida que sempre sonhamos dia após dia, o tempo começa a “sobrar”, não porque nos amolecemos diante das tarefas, mas porque começamos a usar nossa energia naquilo que realmente importa.

Por isso, a metodologia FUNIL DO TEMPO consiste na alocação de demandas dentro do funil: mês, semana e dia. Até porque, quando não definimos nossas prioridades, permitimos que os outros as definam por nós, sejam eles nossos chefes, sócios, funcionários, filhos, maridos… O único responsável pelo nosso próprio tempo somos nós mesmos. Ninguém consegue roubar, emprestar, vender ou comprar esse recurso.

Uma vez que se entende isso, entende-se que falar de gestão de tempo, é na verdade falar da gestão das demandas dentro do tempo. Existem muito mais demandas e oportunidades no mundo atual do que tempo para investir nelas.

Uma frase do livro Essencialismo nos diz que:
“Só quando nos permitimos parar de tentar fazer tudo e deixar de dizer sim a todos é que conseguimos oferecer nossa contribuição máximo àquilo que realmente importa.”
Todo novo projeto deve ser mensurado também em termos de investimento de tempo. Se você teve uma ideia brilhante, além do planejamento de implementação faça também o planejamento de horas disponíveis para esse novo projeto.

Trabalhe com prazos, com desmembramento de horas referentes a cada tarefa do seu dia e, acima de tudo tente ao máximo respeitar a equação 8 + 8 + 8 = 24. 8 horas de jornada de trabalho 8 horas de sono 8 horas livres
Trate o tempo como um recurso escasso. Não é porque o relógio zera à meia noite que podemos pensar que amanhã teremos todo tempo do mundo

Dica: No curso Vira-Tempo trabalhamos a metodologia de gestão de recursos dentro do tempo, levando em consideração sua rotina atual x rotina ideal e quais novos projetos você quer e precisa investir o seu recurso mais precioso, seu tempo!

Usamos de ferramentas para que você entenda que o equilíbrio da equação 24/3 pode ser o seu grande segredo para produtividade.

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Socorro! O que faço primeiro??

Você está se sentindo afogado na quantidade de coisas que tem para fazer? Ler esse texto pode te ajudar. Ele será como uma boia jogada quando você acha que não há mais esperanças em relação ao afogamento. Portanto, antes de deixá-lo para depois na lista de tarefas pendentes, leia-o imediatamente e respire mais aliviado daqui 5 minutos.

Todos estão sofrendo cobranças por todos os lados: tudo é “para ontem” ou para daqui poucas horas. Mas é possível resolver o problema de excesso de tarefas com uma organização a partir dos conceitos de PRIORIDADE, URGENTE e IMPORTANTE.

Vamos começar com as definições.

PRIORIDADE é o que deve ser feito PRIMEIRO. É uma prioridade por vez. Não são duas, nem três. É só uma. Essa palavra não pode aceitar plural. Falar que há “várias coisas” a se fazer primeiro não vai mudar a realidade.

Portanto, faça uma lista de todos os seus afazeres antes de o dia começar (preferencialmente na noite anterior) e classifique as tarefas por ordem cronológica de execução: a primeira é aquela que, de maneira alguma, você pode terminar o dia sem conclui-la (seja ela a maior, mais chata ou mais trabalhosa tarefa da lista). A segunda é aquela que pode ser entregue um pouco mais tarde, e assim por diante.

Assim, a sua prioridade naquele dia é aquela tarefa nº 1. A partir do momento ela for finalizada, a tarefa nº 2 passa a ser sua prioridade e assim sucessivamente.

URGENTE é aquilo que tem um prazo para ser feito e, depois desse prazo, ele perde o sentido.

Por exemplo, imagine que você queira se inscrever em uma prova cujas inscrições encerram na próxima segunda-feira. Se você deixar para se inscrever na terça, a tarefa perde o sentido e não adianta mais ser feita.

É importante lembrar que as urgências dos outros não são, necessariamente, suas também, então tenha atenção aos seus prazos e não apenas aos prazos dos outros.

IMPORTANTE é um conceito bem delicado, porque se refere a seus objetivos, sonhos e propósitos de vida. Uma tarefa é importante quando ela impacta diretamente no resultado de algum projeto idealizado por você mesmo. Ou seja, esse conceito é o mais individual dos três, pois está relacionado aos riscos de frustração caso a tarefa não seja realizada ou, pior ainda, eternamente procrastinada. Se você tem um sonho de ter um blog, por exemplo, e sempre adia a tarefa de escrever os textos, pode se sentir frustrado por fazer muita coisa, mas nada que te aproxima da realização do seu desejo.

Depois de entender os três conceitos, utilizamos uma ferramenta conseguir  definir o que fazer primeiro. É um gráfico que cruza suas pendências entre urgentes e importantes, definindo os quadrantes em ordem de execução.

Para fazê-lo, o primeiro passo é imprimir o mapa.

  1. Imprima o mapa abaixo:
  • Liste todas as suas pendências;
  • Para cada pendência faça a seguinte pergunta:

Essa pendência é importante pra mim? Ou seja, está relacionada aos meus projetos de vida?

Caso a resposta seja sim, ela estará nos quadrantes 1 ou 2.

  • Para definir se a pendência vai ficar no quadrante 1 ou 2 faça a segunda pergunta:

Essa pendência tem data para ser entregue e se não for entregue no prazo perde o sentido de execução?

Se sim, ela é enquadrada no quadrante 1; se não, no quadrante 2.

  • Caso a resposta da 1ª pergunta (essa pendência é importante pra mim?) seja NÃO, essa pendência estará nos quadrantes 3 ou 4;
  • Caso a demanda tenha prazo para ser realizada (URGENTE) ela estará no quadrante 3; caso não tenha prazo, no quadrante 4.

Feitas as perguntas para toda sua lista de pendências, comece a executar as demandas do quadrante 1 e siga até o quadrante 4. Essa é sua lista de pendências por ordem de PRIORIDADE.

Essa ferramenta é uma maneira racional de categorizar suas pendências e tirar isso tudo do papel, e a etapa mais importante é a execução. Afinal, não adianta ter um lindo mapa de prioridades grudado na parede ou dentro de sua agenda se você não parte para a ação e começa a fazer cada uma delas.

Tempo é mesmo dinheiro?

As pessoas amam repetir algumas frases sem pensar um pouco mais sobre o significado daquelas palavras. A famosa “tempo é dinheiro” é uma delas.

Se tempo fosse mesmo dinheiro não existiria procrastinação, a não ser que você fosse maluco. Ninguém “perderia” tempo, da mesma forma que ninguém, em sã consciência, rasga dinheiro.

Outro mito muito falado por aí é sobre a gestão integral de tempo. Tempo é um recurso finito e ninguém conseguiu até hoje torná-lo mais maleável. É por isso que ninguém vende, empresta ou doa tempo.

O que conseguimos fazer é a gestão das demandas versus recursos disponíveis dentro de vinte e quatro horas, uma semana , um mês, um ano, ou qualquer que seja a parcela de tempo em questão.

Sendo assim, para falarmos de fato de gestão de tempo, devemos falar, na verdade de gestão de demandas. Fazendo uma conta rápida, um dia tem 24h, certo?

Essas mesmas 24h divididas em três partes, são três frações de oito horas. No caso, então teríamos exatamente a mesma porção de tempo para dormir, trabalhar e fazermos o que quisermos.

Mas essa conta parece não estar “fechando” para todo mundo, principalmente em se tratando da última fração citada, a das oito horas livres. Partindo desse raciocínio, a resposta sobre gestão de tempo, é bem simples: se o seu dia está pequeno, uma das principais razões pode ser o excesso de atividades para as quais você falou “sim” dentro daquela fração de 24h.

Para começar a gerenciar melhor suas demandas dentro do seu tempo, procure primeiro entender a quantidade de atividades que cabem no seu dia, levando sempre em consideração essa divisão de 3 terços de 8.

Se, por exemplo, você optou por fazer um curso à noite, após sua jornada de 8h de trabalho, você está abrindo mão de parte das suas 8h de descanso, e lembrando que nessas 8h livres devem estar suas atividades básicas como banho, alimentação e deslocamento.

Quem escolhe a distribuição de atividades dentro do período de tempo, é você. A única pessoa responsável por dar ou tirar seu tempo é você mesmo, a partir da quantidade de sim e de não que você mesmo fala para as demandas que aparecem.

Gestão de tempo está muito mais relacionada com escolhas que a gente faz do que com qualquer fórmula mágica para ganhar mais tempo. Para começar a fazer a gestão das suas atividades, experimente sempre planejar o seu dia de amanhã antes dele começar e, assim, racionalmente poder fazer as escolhas das atividades, sem o calor do momento, ou o cansaço do dia.

Chega de procrastinar!

Mas antes de ler esse texto, corre lá no feed do seu Instagram e dá aquela última verificada se tem alguma postagem nova, ou então se alguém te mandou uma mensagem super importante no WhatsApp desde a última vez que você olhou, há 5 minutos atrás…

Geralmente é assim que começa né?

Você tem uma tarefa bem importante pra fazer, que provavelmente tem um prazo de entrega se aproximando, mas como você não gosta de fazer aquilo ou simplesmente está cansado ou com preguiça nesse momento, qualquer coisa se torna mais interessante.

Se você já se pegou nessa situação, tente aplicar umas das 06 dicas abaixo sobre como TENTAR evitar a procrastinação e depois deixa um comentário aqui contando para a gente como foi:

1)    Comece fazendo uma lista de todas as tarefas que você vem deixando sempre para amanhã;

2)    Estabeleça uma ordem de prioridade entre essas tarefas;

3)    Para cada uma delas, defina um dia e horário que você vai executar, como se fosse uma reunião. Aqui um cuidado: estime sempre para mais o tempo de cada demanda e nunca para menos. Você sabe que não são apenas 30 minutos para enviar aquele relatório complicado que seu chefe pediu ou aquela proposta que você está devendo para um cliente;

4)    Quando iniciar uma tarefa, resolva todas as pequenas demandas que ela gera. Não faça metade e deixe a outra metade pra depois;

5)    Programe as atividades que você acha mais chatas, sempre para o começo do dia. Se você estiver cansado as chances de deixar para amanhã aumentam consideravelmente;

6)    Estabeleça pequenas recompensas para cada tarefa e uma recompensa maior para quando você terminar a lista. Podem ser coisas simples, como comer algo que você gosta ou sair com seus amigos.

As dicas são sobre tentar evitar a procrastinação pois, deixar de procrastinar só depende de uma coisa: da sua DISCIPLINA!

Essas dicas podem te ajudar, mas sem uma dose extra de força de vontade, elas se tornam inúteis.


Como tornar um recurso finito – TEMPO – mais elástico?

Se o gênio da lâmpada aparecesse por aqui e te desse uma hora a mais por dia, o que você faria? Tenho certeza que muita gente responderia que faria algo que dá prazer ou algo que julga estar sem tempo, como praticar uma atividade física, ler um livro, visitar alguém, jantar com os filhos…

Enfim, as respostas são inúmeras. Mas e aí, queremos ter mais tempo para fazer o que gostamos ou queremos fazer o que gostamos para ter mais tempo?

Eu prefiro viver na segunda opção, mas confesso que vivi anos na primeira, achando que no final da semana seria tipo o final do arco-íris. E, que eu encontraria um pote com várias horas livres para fazer o que eu bem entendesse.

A questão é que nossa semana “útil” deve ser muito bem planejada para que não vivamos à espera de um final de semana livre. Um dia, ou seja, 24h dividido em 3 partes iguais, são 3 partes de 8h.

Sendo assim temos, 1/3 do dia para trabalhar, 1/3 do dia para dormir e 1/3 do dia LIVRE! Sim, você tem tempo para fazer o que é realmente importante, mas talvez não saiba distribuir esses 3 fragmentos de horas.

Vem comigo, vou deixar aqui 9 dicas práticas para você aplicar no seu dia a dia:

  • Antes de começar sua semana faça uma lista com tudo que você tem que fazer e distribua as tarefas dentro dos dias. Separe cada um nos 3 períodos do dia: manhã, tarde e noite;
  • Caso você veja que a lista não “cabe” planeje a próxima semana com as atividades excedentes;
  • Evite a procrastinação e sempre comece o seu dia com as tarefas que você considera mais chatas;
  • Organize suas atividades pessoais, pois elas também são importantes. Trate-as como reuniões de trabalho, não falte, desmarque ou deixe pra depois;
  • Leve muito em consideração e cuide da qualidade do seu sono. Uma noite mal dormida gera um dia improdutivo na sequência;
  • Defina horários para responder mensagens de WhatsApp e e-mail. Não responda assim que recebe-las, faça isso a cada período de tempo, de 2h em 2h é o ideal;
  • Evite multitarefas, conclua uma tarefa e somente depois passe para outra;
  • Esteja presente, concentrado e atento ao que você está fazendo, isso evita retrabalho;
  • Se organize e o tempo à sua volta começa a entrar no ritmo.

Gostou das dicas? Aproveite e compartilhe com aquele seu amigo que nunca tem tempo pra nada!

Ah e se você quer aprender a planejar as suas atividades, definir metas e aumentar a sua produtividade utilizando estratégias de planejamento de tempo, conheça o Vira-Tempo, nosso curso de gestão do tempo!