6 passos para fazer uma análise SWOT que realmente vai te ajudar a tomar boas decisões (com exemplos!)

A análise SWOT (ou matriz SWOT) é uma ferramenta que serve para avaliar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de um negócio. Com essa análise em mãos, fica mais fácil para o gestor tomar decisões como onde investir, onde economizar, quais produtos vender, como anunciar e coisas do tipo.

A análise SWOT é relativamente simples de entender (mas não tão fácil de fazer, já que depende de muito conhecimento do negócio e do mercado), e que ajuda muito nas decisões futuras do negócio.

Primeiro passo: Liste as oportunidades e ameaças.

Quando se fala em “oportunidades” e “ameaças” na matriz SWOT, estamos falando do ambiente externo, ou seja, são coisas que estão fora da empresa e que ela não tem controle. Para identifica-las, é preciso estar atento a notícias, tendências, mudanças nas leis. Um conselho que eu sempre dou é ativar os alertas do Google (alerts.google.com) para que você fique sempre atualizado sobre notícias da sua área.

É claro que cada empresa vai identificar oportunidades e ameaças diferentes. Mas aqui estão alguns exemplos de oportunidades ou ameaças que poderiam estar em uma matriz SWOT:

– Pessoas comendo mais fora de casa;

– Casais tendo menos filhos;

– Viagens internacionais ficando mais caras;

– Construção de uma nova indústria na cidade;

– Aumento no número de empresas de economia compartilhada;

– Empresas utilizando cada vez mais o home office;

– Punição mais pesada a quem maltrata animais;

– Aumento no número de casamentos entre homossexuais;

– Tecnologia de reconhecimento facial ficando mais acessível;

– Leis mais rígidas para quem trabalha com a construção civil.

Observe que as oportunidades listadas são relativas ao ambiente externo. Assim, o que é “oportunidade” para uma empresa pode ser “ameaça” para outra. Por exemplo, “viagens internacionais ficando mais caras” pode ser uma oportunidade para quem vende pacotes de viagens nacionais, mas pode ser uma ameaça para quem trabalha com viagens internacionais. Da mesma forma, “leis mais rígidas para quem trabalha com a construção civil” pode ser ótimo para quem vende equipamentos de proteção individual, por exemplo, mas péssimo para construtoras, que precisam se adaptar às novas regras.

Assim, nesse primeiro passo, liste, em lugares separados, todas as ameaças e todas as oportunidades que seu negócio pode enfrentar.

Segundo passo: Liste as forças e fraquezas

Quando se fala em forças e fraquezas na análise SWOT, estamos falando da empresa em si, e não do que vem de fora. Para determinar o que são forças e fraquezas, é preciso conhecer bem o negócio, o mercado, os clientes e os concorrentes. Alguns exemplos de forças e fraquezas podem ser:

– Reputação da empresa;

– Participação no mercado;

– Capacidade de retenção do cliente;

– Número de seguidores no Instagram;

– Estabilidade financeira;

– Capacidade técnica dos funcionários;

– Capacidade de inovação;

– Capacidade de entrar em novos mercados;

– Organização financeira;

– Força (ou fraqueza) da marca;

Agora, nesse segundo passo, assim como você fez com as oportunidades e ameaças, liste (em lugares distintos) todas as forças e todas as fraquezas do seu negócio.

Terceiro passo: Analise suas oportunidades

Você vai ver, na sua lista de oportunidades, que há oportunidades mais fáceis de serem exploradas, outras mais difíceis. Algumas mais atrativas para você, outras menos atrativas. Agora você vai fazer a análise de cada oportunidade, dando uma nota (de 1 a 5) para cada uma delas em termos de: “facilidade de ser explorada” e “atratividade”.

Por exemplo, se for fácil para você criar um produto relacionado a “casais tendo menos filhos”, mas esse produto não vai dar muito lucro, você vai dar nota 5 para “facilidade de ser explorada” e nota 2 para “atratividade”. Assim, a nota final de “casais tendo menos filhos” será 7 (a soma de “facilidade de ser explorada” e “atratividade”).

Faça isso para todas as oportunidades listadas e você terá aquelas oportunidades com mais chances de sucesso de serem exploradas.

Quarto passo: Analise suas ameaças

Da mesma forma que você deu notas para as oportunidades, é a hora de analisar as ameaças. Para as ameaças, você vai dar nota de 1 a 5 para “probabilidade de ocorrência” (1 para “poucas chances de acontecer” e 5 para “grandes chances de acontecer”) e para “gravidade” (1 para “se acontecer, não tem muito problema” e 5 para “se acontecer, é um grande problema”).

Por exemplo, se “leis mais rígidas para a construção civil” tiver grandes chances de acontecer e, se acontecer, pode ser extremamente grave para seu negócio, você dá nota 5 para os dois quesitos, e a nota final dessa ameaça passa a ser 10. Veja que essa seria uma ameaça que você deve se preocupar muito.

Ao fazer essas análises, tanto de oportunidades quanto de ameaças, você consegue determinar o que é mais importante para você prestar atenção, ao invés de ficar com uma lista enorme de oportunidades e ameaças, sem saber o que fazer com elas.

Quinto passo: Analise suas forças e fraquezas

Agora é hora de analisar quão forte são suas forças e quão fracas são suas fraquezas, ou seja, analisar suas intensidades! Dê uma nota, de 1 a 5, para cada força e fraqueza. Se a força for muito grande, a nota é 5. Se for uma pequena força, a nota é 1. Com a fraqueza é a mesma coisa: se ela for muito grande, a nota é 5. Se não, a nota vai ser mais perto de 1.

Depois de dar a nota relativa à intensidade das forças e fraquezas, dê notas também para suas importâncias. Se for uma força muito importante para o negócio, a nota será 5. Se for uma força não muito importante, a nota será 1.

Por exemplo, imagine que um restaurante tenha como força um método de pagamento via celular, que é muito rápido, moderno e seguro. Porém as pessoas que vão nesse restaurante pagam quase sempre com dinheiro, ou seja, são poucos os clientes que utilizam esse outro método de pagamento. Assim, a “intensidade” dessa força teria nota 5, enquanto a “importância” para o negócio teria nota 1.

Quando você terminar de dar essas notas, você vai saber o que seu negócio tem de melhor – e é mais importante para ele – e o que ele tem de não tão bom, e vai entender o que pode causar problemas para sua empresa.

Ao terminar de dar as notas para suas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, você vai ter um ótimo panorama do seu negócio e já vai conseguir tomar boas decisões. Com essa análise, você passa a ver o que realmente interessa de forma racional, e vê que, às vezes, uma ameaça que vive te preocupando pode não ser tão grave assim. Dessa forma, você concentra a energia no que realmente importa.

Sexto passo: faça a matriz cruzada

Para levar sua matriz SWOT ao maior potencial que ela pode atingir, você deve fazer o cruzamento dos campos, ou seja, fazer a matriz swot cruzada! Com ela você consegue enxergar muito bem caminhos para traçar uma estratégia do seu negócio, que podem ser relacionadas a atacar, confrontar, defender ou reforçar. Funciona assim:

Relacione seus pontos fortes com as oportunidades. Esse será o caminho para sua estratégia ofensiva. Identifique o que você tem de melhor, veja quais oportunidades você pode aproveitar com essas suas forças e faça a oportunidade acontecer!

Quando você relaciona seus pontos fortes com suas ameaças, você tem a estratégia de confronto. Ou seja, você vai identificar e traçar planos para como seus pontos fortes poderão impedir que as ameaças atrapalhem o seu negócio.

Ao relacionar os pontos fracos com as oportunidades, você cria as estratégias de reforço. De forma geral, você vê quais são as oportunidades que você está perdendo por não ter capacidade de explorá-las e, se verificar que vale a pena investir nelas, você faz planos para neutralizar esses pontos fracos ou mesmo fazer que eles se tornem forças.

Finalmente, quando você relacionar os pontos fracos com as ameaças, você tem as estratégias de defesa. São aqueles pontos críticos do seu negócio, aqueles que você precisa analisar com cuidado se vale a pena investir para enfrentar as ameaças ou se é mais interessante tomar outras ações, como até mesmo sair de determinado mercado.

Perceba que uma matriz SWOT vai muito além de listar pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças. Muita gente nem faz essa análise porque pensa que “já sabe tudo que estaria escrito nela”. Acontece que a análise SWOT, feita de forma correta (e isso pouca gente faz) é extremamente útil para te ajudar nas decisões do seu negócio. Ela te ajuda a definir até mesmo se vale a pena você continuar no seu negócio ou não!

Por isso, aconselho que você faça cada um desses passos com calma. O importante não é a matriz pronta, mas os resultados e estratégias que surgem a partir dela. Se você nunca fez uma matriz assim, você vai ver que, quando colocar tudo no papel, a forma de ver seu negócio vai mudar completamente!

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Crise do COVID-19: o que sua empresa deve e não deve fazer

No último sábado, dia 20, Jeff Bezos, CEO da Amazon, postou uma carta de 4 páginas no seu Instagram para todos os seus funcionários. Dentre outras coisas, sua mensagem deixa clara a preocupação com o momento e os esforços feitos por ele e pela empresa para superar essa crise. “Todo o meu tempo está focado no COVID-19 e em como a Amazon pode desempenhar melhor o seu papel.”

Essa é a postagem completa dele:

            A Amazon é uma das empresas mais inovadoras e bem-sucedidas do mundo. A mensagem do CEO deixa claro que todos nós precisaremos pensar em adaptar nossas empresas o mais rápido possível à nova realidade. O novo vírus nos colocou diante de situações inesperadas e não sabemos quando a situação voltará ao normal (se é que volta). É hora de pensar no que sua empresa deve ou não deve fazer.

O que fazer:

Invista na comunicação:

            Estamos diante de uma crise de saúde que é também humana. As pessoas precisam se sentir seguras.  Por isso, elas precisam confiar na empresa e você precisa ser transparente. Fale sobre os avanços da doença, seja fonte de informação segura, mas, principalmente, fale sobre o que a empresa está fazendo. Não tenha medo de dividir as dificuldades financeiras, de relatar problemas no caixa. É melhor que as pessoas tenham fontes seguras de informação do que comecem a imaginar histórias e alimentar a tensão e a fofoca.

Apoie seus funcionários durante a crise

            Mais do que nunca, as pessoas precisam de seus líderes. Não deixe que sua equipe se sinta abandonada. Verifique a situação de trabalho em home office para aquelas que já estão em casa. Identifique se é necessário investir em infraestrutura e tecnologia (muitas pessoas não têm computadores próprios e uma internet adequada, por exemplo). Converse com seus funcionários e identifique aqueles que precisam de apoio, oferecendo até mesmo ajuda de custo para terapia. É hora de cuidar das pessoas.

Foque no negócio, sem perder de vista o seu propósito

            Todas as empresas vão precisar inovar, mas não adianta tomar decisões precipitadas, baseadas no que os outros estão fazendo e se desviando do seu propósito. Não faz sentido passar a fabricar um produto que não se encaixa na sua proposta de valor ou abrir mão de valores essenciais só para continuar tendo receita. Você já conhece o negócio e os clientes. É hora de identificar quais novas necessidades eles têm e como você pode resolvê-las.

Pense estrategicamente

            Prepare-se para diversos cenários. Pense como sua empresa voltaria a funcionar se a quarentena acabasse em uma semana. Elabore as estratégias de relançamento. Pense também em cenários pessimistas. E se o isolamento durar mais 6 meses? Quais alternativas você terá? O que as empresas dos demais países estão fazendo? É hora de gerar ideias, sem se desesperar.

Reduzir custos

            É hora de reduzir seus custos para preservar seu caixa. Renegocie aluguel, negocie novos prazos com fornecedores, cancele ou congele mensalidades que não fazem sentido no momento. Fique atento às medidas tomadas pelo governo e pelos bancos e use as oportunidades a seu favor. Qualquer redução pode fazer diferença lá na frente.

O que não fazer:

Marketing oportunista

            As pessoas estão muito sensíveis e críticas. Se sua empresa puder ajudar de forma genuína e altruísta, faça. Se não, fique quieto. Não tente “pegar carona” com ações de outras empresas ou se promover para levar vantagem. Se sua empresa não pode contribuir genuinamente, é melhor ficar calada por alguns dias e aguardar a hora certa de voltar a se manifestar.

Se vangloriar

            Não se vanglorie por ter colocado sua equipe em trabalho remoto ou por ter feito alguma ação que beneficie a sociedade. Você não quer que essas ações pareçam ter segundas intenções. Deixe que seus funcionários e clientes divulguem as boas ações por você.

Sumir

            Devido ao fechamento temporário de muitas empresas e ao excesso de informações, muitos empresários tendem a se afastar dos seus clientes. O problema é que quando as coisas normalizarem eles podem demorar a lembrar de você. Por isso, tente manter contato e relacionamento, ainda que seja apenas para checar se os clientes estão bem. Ainda vale a velha máxima: “quem não é visto não é lembrado”.

Demitir

            A folha de pagamento costuma ser um dos maiores custos das empresas. Apesar disso, demitir agora não ajuda. Primeiro porque as pessoas precisam de emprego e renda para sobreviver. Segundo porque os custos de rescisão são altíssimos e podem mais piorar do que contribuir com seu fluxo de caixa. Terceiro porque sua empresa pode voltar a funcionar antes do que você imagina e você terá um custo ainda maior recontratando e treinando pessoas. Deixe o corte de pessoas por último e o faça apenas se não tiver outra opção.            

Ninguém sabe quando o problema vai acabar e como estaremos no final. O que sabemos é que somos protagonistas nessa crise. Os resultados da pandemia dependem das escolhas de cada um de nós. Afinal, como diria Warren Buffet, “não é o mais forte que sobrevive e sim o que se adapta melhor às circunstâncias.”

13 ações que você pode fazer para seu negócio sobreviver à crise do COVID-19

As notícias e incertezas causadas pela pandemia do COVID-19 tem deixado todos preocupados, não apenas pela saúde pública, mas também pela crise econômica que já começa a pairar. Apesar disso, o desespero e o pessimismo não irão contribuir com a saúde do negócio. Por isso, aqui estão 13 ações práticas que você pode fazer para mitigar os efeitos da crise na sua empresa:

  1. Foque na comunicação: seus funcionários e clientes precisam de informações transparentes e confiáveis. Não tome decisões sem compartilhar com a equipe, não fique vários dias sem conversar com seu cliente. Informação transmite segurança e seriedade. Dependendo do tamanho de sua empresa, é ideal escolher uma única pessoa que será responsável por toda a comunicação interna e externa. Escolha alguém calmo, equilibrado e que transmita credibilidade.
  2. Reduza ao máximo os seus custos: você precisa preservar seu caixa. Por isso, renegocie aluguel, prorrogue prazos com fornecedores, cancele mensalidades de serviços dispensáveis e fique de olho nas medidas adotadas pelo governo (é possível prorrogar o pagamento do Simples e FTGS, por exemplo).
  3. Pense em formas diferentes de entregar seu produto ou serviço: sua empresa surgiu para atender as necessidades do cliente. Se as necessidades do cliente mudaram, sua forma de vender e entregar precisa mudar também. Pense em criar infoprodutos (aqueles que podem ser vendidos pela internet), em fazer entregas na casa do cliente ou por meio de drive-through.
  4. Mantenha o relacionamento com o cliente: ainda que você não tenha um negócio que pode continuar funcionando durante a quarentena, mantenha-se conectado com o cliente. Ele não vai se lembrar de você caso você suma. Gere conteúdo com dicas que o ajudem. Por exemplo: se você vende vestidos de noiva e suas vendas caíram, pense em dar dicas para as noivas sobre como adiar o evento. Assim, elas sabem que podem contar com você e irão te procurar quando decidirem comprar.
  5. Faça parcerias: pense em pelo menos 3 empresas que podem ser suas parceiras, seja para te ajudar a reduzir custos, a fazer entrega, a te divulgar ou garantir que você seja lembrado pelo cliente. É momento de colaboração, não de competição.
  6. Reescreva e relembre seu propósito: em momentos de desespero, é muito fácil perder de vista o que nos levou a querer empreender e a tomar decisões desesperadas para vender de qualquer jeito. Por isso, relembre o seu propósito! Para não desanimar, você precisa ter clareza do que te motivou, até para não sair vendendo coisas que não têm nada a ver com você.
  7. Tire o “não vai dar” do seu vocabulário: o pessimismo mata as boas ideias. O momento é difícil, novo e inesperado. As soluções existentes não são suficientes, pois o problema não é o mesmo. Por isso, pare de bloquear suas ideias. As ideias mais malucas podem ser exatamente a solução que você precisa. Converse com pessoas, busque inspirações, ative sua mente criativa.
  8. Procure saber o que empresas de outros países fizeram: o Brasil está alguns dias ou meses atrás de outros países que enfrentam a pandemia. Além disso, países que sofrem com desastres naturais já passaram por momentos de dificuldades semelhantes a esse. Pesquise o que as empresas fizeram para dar a volta por cima. Você pode ter ótimas inspirações.
  9. Melhore seu atendimento online: não adianta colocar a equipe em home office e passar a vender pela internet se seu atendimento não é bom. Foque na agilidade, preste atenção no seu tom de voz e garanta que está facilitando a vida do cliente.
  10. Arrume a casa: esse é um bom momento para fazer todas aquelas coisas que você nunca tem tempo de fazer. Revise seu perfil no LinkedIn. Melhore seu site. Crie novas apresentações para seu portfólio. Limpe os armários. Deixe tudo em ordem e preparado para quando a crise passar.
  11. Elabore uma ação de reabertura como uma segunda inauguração: quando o período da quarentena acabar, muita gente vai querer comprar. Prepare ações interessantes e baratas para chamar a atenção do cliente. Garanta que você seja visto primeiro e que seja mais atraente que seus concorrentes.
  12. Faça um planejamento estratégico considerando um cenário otimista, um pessimista e um pior ainda: é hora de gerar ideias e se preparar. Pense em como seu negócio pode sobreviver se as coisas complicarem ainda mais. Não espere o problema para gerar ideias de soluções.
  13. Cuide de sua saúde mental: não adianta olhar para o negócio e para sua equipe e se esquecer de você. O momento pede agilidade, mas não pressa. Garanta que você está emocionalmente bem. Faça terapia, meditação, exercícios físicos. Peça ajuda se for necessário. Desacelere quando sentir que precisa.

Todo mundo já cansou de ouvir que empreendedores arriscam, perseveram, são resilientes e sabem passar por dificuldades. Essa é a hora de colocar esses conceitos em prática. Com sabedoria, planejamento e agilidade, tenho certeza de que você conseguirá conduzir seu negócio durante a crise e colher os frutos depois que ela passar. O importante é se manter em movimento.

5 apps indispensáveis para seu negócio

Aplicativos são úteis para qualquer negócio, mas às vezes ficamos perdidos entre tantos apps que existem. Qual realmente vale a pena instalar? Aqui vai a lista de cinco dos meus apps favoritos para serem usados nos negócios:

1. Contacts Journal CRM

            Esse aplicativo serve para você gerenciar tudo que acontece com seus clientes. Funciona assim: você adiciona o nome de um cliente e pode colocar as informações que quiser sobre ele (por exemplo, produto preferido, frequência de visita à sua loja ou tamanho da roupa). Só isso já seria ótimo para você fazer um ótimo relacionamento com seu cliente (você não precisaria perguntar coisas básicas toda vez que o cliente foi até você), mas o app vai além. Você pode, também, colocar a data e informações sobre cada contato com o cliente (ex.: na visita do dia 23/11, ele comprou uma pizza de calabresa) e adicionar tarefas futuras (por exemplo, “quando chegar uma blusa vermelha M, ligar para avisar”). Tudo isso de forma super simples e intuitiva.

            A versão de teste do app é grátis (é possível adicionar até 20 informações). A versão ilimitada custa R$ 94,90 para um usuário. Para equipes, o preço é a partir de R$ 32,90 por mês.

2. CellPrompter

            Esse aplicativo te ajuda a não esquecer o que você precisa falar na hora de gravar vídeos. Assim como o teleprompter que apresentadores da televisão usam, você pode colocar o texto que você quer falar no seu vídeo na tela do celular, e ele vai rolando enquanto você fala. Ou seja, chega de dar brancos e ter que repetir a gravação de vídeos várias vezes!

            O app custa R$10,90 na App Store e R$ 4,99 na Google Play.

3. Mojo

            Vídeos com aparência profissional em poucos cliques. Muitos templates para serem usados. Ampla possibilidade de personalização. Novidades frequentes. Isso é o que o Mojo faz. Ele praticamente leva seus vídeos a um outro patamar – o difícil é escolher entre tantas ótimas opções de edição.

Você pode testar o Mojo com alguns templates gratuitos. A versão completa custa R$119,90 por ano.

4. ClickUp

            Esse é um aplicativo, que também possui a versão web, que vai ajudar você e sua equipe a organizarem suas tarefas. Ele parece o Trello, mas é muito melhor. O funcionamento é simples: você cadastra uma tarefa a ser feita, indica quem são os responsáveis por executá-la e o prazo. A partir daí, você (ou quem você quiser) consegue acompanhar o andamento de tudo que deve ser feito na empresa. Além disso, uma tarefa pode ser subdividida em várias: ótimo para controlar processos e saber exatamente como anda a produtividade de toda a equipe.

            O app tem muitas funcionalidades grátis. A versão paga (a partir de R$20/mês/usuário) aumenta a capacidade de armazenamento, permite personalizar campos entre outras coisas.

5. Slack

            A conversa no WhatsApp se perde? O Slack pode resolver seus problemas! Esse aplicativo, que também possui a versão web, serve para melhorar a comunicação entre sua equipe. Você cadastra todas as pessoas que são parte do seu time e, ao contrário do WhatsApp que todas as conversas ficam no mesmo lugar (a não ser que você crie vários grupos), no Slack você pode abrir vários canais, um para cada assunto. Além disso, ele permite que se converse de forma individual ou que se abram sub-chats dentro de qualquer canal.

            Assim como o ClickUp, grande parte das funções é gratuita. A versão paga, a partir de 4 dólares/usuário/mês, tem funcionalidades como permitir chamadas de vídeo e realizar buscas ilimitadas.

5 passos para fazer o Planejamento Estratégico da sua empresa

Menos de 60 dias para o fim do ano. Tenho certeza que você fez muita coisa e superou diversos desafios nos outros trezentos dias que se passaram. É chegado então o momento de fazer uma pausa – mas não uma qualquer – uma pausa estratégica. Analisar documentos, fazer um paralelo entre o que foi estabelecido como alvo no início do ano e o que se alcançou até o momento, revisar o planejamento. E, para aqueles que navegaram até o momento sem uma bússola, é hora de mudar essa situação.

Grande parte das empresas não tem ideia de como faz para tomar as decisões mais corretas, mesmo já se sabendo que o planejamento pode fazer a diferença para o sucesso do empreendimento.

Planejar significa organizar um plano, um roteiro, que levará ao alcance de resultados. Sua empresa está lucrando? Maravilha! Mas será que o resultado atual é o melhor que ela pode alcançar? O planejamento estratégico poderá responder essa e outras questões.

Para aqueles que não costumam se planejar aqui estão 5 passos para se preparar para o futuro:

1º passo: Obtenha informações. Faça o levantamento do maior número de informações possível sobre a empresa e mercado (ex.: resultados, tendências, concorrentes). Veja também como o governo pode influenciar no negócio (ex.: alguma nova lei, benefício para vender seu produto ou coisas do tipo);

2º passo: Tenha indicadores. Indicadores funcionam como termômetros, que indicam a saúde financeira do seu negócio. Então reúna a maior quantidade de números possíveis, como: faturamento, número de vendas, ticket médio, taxa de rotatividade de funcionários ou número de pedidos de orçamento.

3º passo: Pense no futuro. Responda as perguntas: “onde eu queria estar?”; “Os objetivos que tenho para o meu negócio estão sendo alcançados?”; “O que pode ser melhorado?”.

4º passo: Trace objetivos. Tenha suas metas definidas para saber onde você quer chegar. Seus objetivos precisam ser:

– Específicos: tenha clareza do que se deseja alcançar e foque no resultado. Ex.: Aumentar o número de vendas.

– Mensuráveis: especifique como o resultado será medido, um indicador tangível. Ex.: Aumentar em 20% o número de vendas.

– Atingíveis: seja ousado, mas mantenha os pés no chão. Estabeleça objetivos e metas que impactem positivamente no desempenho do empreendimento, que tirem a equipe da “zona de conforto”, mas que sejam possíveis de serem atingidos. Caso contrário, os efeitos poderão ser negativos, gerando desmotivação.

– Temporais: estabeleça um período claro para que os objetivos e metas sejam atingidos. Dizer simplesmente que deseja “Aumentar as vendas no próximo ano”, não é desafiador o suficiente. Ex.: Aumentar em 20% o número de vendas no primeiro trimestre de 2020.

5º passo: Faça planos de ação. Não adianta fazer um ótimo planejamento se você não colocar em prática. Para ajudar nisso, pense em como você vai executar cada etapa do plano. É importante que você defina quem vai fazer cada atividade planejada.

Importante!!

Quanto mais detalhado o plano de ação, melhor. Além disso, lembre-se que bons planos englobam um período temporal não muito longo, isto é, busque quebrar o seu objetivo anual em metas a serem atingidas em um período de três a quatro meses, por exemplo. Isso auxiliará em uma mudança mais suave de direção, caso o caminho escolhido até o momento não se revele o mais promissor.

Por fim, revise os indicadores novamente e, se necessário, levante outros para mensurar os novos desafios. Destes, escolha 5 indicadores que serão chave para o seu negócio. Eles terão relação direta com os objetivos, planos e metas traçados anteriormente. Lembre-se que o planejamento não deve ser feito agora e relegado a uma gaveta, perdido no esquecimento. Revise-o periodicamente!

Para aqueles que já possuem o hábito de fazer o planejamento estratégico, a dica é ser ousado. Continuem firmes, utilizando essa que é uma das mais poderosas ferramentas para o alcance do sucesso empresarial. Contudo, se desafiem também, afinal os clientes estão ávidos por novidades e a concorrência certamente não está de braços cruzados.

10 passos para potencializar o planejamento estratégico da sua empresa

Uma das maiores dificuldades relatadas por empreendedores é saber planejar. Por onde começar, quais elementos devem ser considerados, quem deve opinar. Para você que também possui dúvidas como essas ou que deseja ser mais efetivo, confira abaixo dez dicas para potencializar o planejamento estratégico da sua empresa.

Passo n° 01: Conheça o seu empreendimento a fundo

O primeiro passo é saber como ninguém o que você faz. Conheça seus produtos, serviços, colaboradores, tecnologias adotadas, processo produtivo, opiniões dos clientes sobre a empresa, etc. Saiba tudo em detalhes! Somente assim será possível pensar estrategicamente sobre o futuro.

Passo nº 02: Analise o contexto que envolve o negócio

Conhecer os concorrentes, hábitos de consumo de potenciais clientes, ações governamentais que podem afetar (positiva ou negativamente) a empresa é fundamental para qualquer bom planejamento. Esses são fatores que impactarão, ainda que indiretamente, o seu negócio.

Passo n° 03: Defina a missão da empresa

Missão é a razão de ser do empreendimento apresentada em um texto curto, objetivo, de fácil entendimento e memorização. A missão deve ser curta para ser lembrada!

Passo nº 04: Defina a visão

Qual é o futuro esperado para o negócio? A visão determinará a posição do empreendimento a curto, médio e longo prazo. E, assim como a missão, deve ser breve para ser facilmente comunicada.

Passo nº 05: Defina os valores

Valores são os princípios éticos, ideais de comportamento e resultados que nortearão as ações da empresa. Pergunte-se: o que nós (empresa) mais estimamos? Juntamente à missão e visão, os valores representam a direção estratégica do seu empreendimento.

Passo nº 06: Trace objetivos

A cada trimestre determine quais os objetivos serão alcançados naquele período. Parta do nível organizacional (empresa) e vá até o nível operacional (funcionário). E para cada nível determine até cinco objetivos claros.

Passo nº 07: Estabeleça metas

Para cada objetivo, elabore até quatro metas que vão te dizer se você alcançou ou não o que foi planejado. Para que essa determinação seja possível, as metas devem ser mensuradas por indicadores (ex.: dobrar o volume de vendas no período de 01 a 30 de maio).

Passo n° 08: Elabore planos de ação

Tendo claros os objetivos e metas de cada nível da empresa, descreva em um plano a importância de persegui-los, quem será o responsável por atingi-los, como isso será feito, o quanto irá custar e qual será o prazo. Desta forma, você visualizará mais facilmente todos os elementos de cada ação e exercerá um maior controle sobre eles.

Passo nº 09: Permita que os funcionários contribuam com o planejamento

Especialmente na definição de elementos que se refiram às suas atribuições, a participação de funcionários pode, além de promover uma maior motivação, impulsionar o alcance de resultados.

Passo nº 10: Monitore os resultados

Quando planejamos e sabemos o que esperar (objetivos e metas claros), torna-se mais fácil acompanhar o desenvolvimento e saber se estamos no caminho certo ou nos distanciando do que foi determinado no início. Assim, traçar um novo curso de ação em face às dificuldades torna-se mais simples e seguro.

Tenha em mente que esses dez passos são importantes e têm o potencial de te ajudar a elaborar um eficiente plano estratégico. Contudo, não se trata de uma receita pronta, mas de um direcionamento, já que cada empresa é única e fatores diversos influenciam o planejamento.

O mais importante é tornar o ato de planejar um hábito, uma rotina na sua vida empresarial, pois somente assim o caráter estratégico deixará o papel para de fato fazer a diferença no seu negócio. 

Como tornar um recurso finito – TEMPO – mais elástico?

Se o gênio da lâmpada aparecesse por aqui e te desse uma hora a mais por dia, o que você faria? Tenho certeza que muita gente responderia que faria algo que dá prazer ou algo que julga estar sem tempo, como praticar uma atividade física, ler um livro, visitar alguém, jantar com os filhos…

Enfim, as respostas são inúmeras. Mas e aí, queremos ter mais tempo para fazer o que gostamos ou queremos fazer o que gostamos para ter mais tempo?

Eu prefiro viver na segunda opção, mas confesso que vivi anos na primeira, achando que no final da semana seria tipo o final do arco-íris. E, que eu encontraria um pote com várias horas livres para fazer o que eu bem entendesse.

A questão é que nossa semana “útil” deve ser muito bem planejada para que não vivamos à espera de um final de semana livre. Um dia, ou seja, 24h dividido em 3 partes iguais, são 3 partes de 8h.

Sendo assim temos, 1/3 do dia para trabalhar, 1/3 do dia para dormir e 1/3 do dia LIVRE! Sim, você tem tempo para fazer o que é realmente importante, mas talvez não saiba distribuir esses 3 fragmentos de horas.

Vem comigo, vou deixar aqui 9 dicas práticas para você aplicar no seu dia a dia:

  • Antes de começar sua semana faça uma lista com tudo que você tem que fazer e distribua as tarefas dentro dos dias. Separe cada um nos 3 períodos do dia: manhã, tarde e noite;
  • Caso você veja que a lista não “cabe” planeje a próxima semana com as atividades excedentes;
  • Evite a procrastinação e sempre comece o seu dia com as tarefas que você considera mais chatas;
  • Organize suas atividades pessoais, pois elas também são importantes. Trate-as como reuniões de trabalho, não falte, desmarque ou deixe pra depois;
  • Leve muito em consideração e cuide da qualidade do seu sono. Uma noite mal dormida gera um dia improdutivo na sequência;
  • Defina horários para responder mensagens de WhatsApp e e-mail. Não responda assim que recebe-las, faça isso a cada período de tempo, de 2h em 2h é o ideal;
  • Evite multitarefas, conclua uma tarefa e somente depois passe para outra;
  • Esteja presente, concentrado e atento ao que você está fazendo, isso evita retrabalho;
  • Se organize e o tempo à sua volta começa a entrar no ritmo.

Gostou das dicas? Aproveite e compartilhe com aquele seu amigo que nunca tem tempo pra nada!

Ah e se você quer aprender a planejar as suas atividades, definir metas e aumentar a sua produtividade utilizando estratégias de planejamento de tempo, conheça o Vira-Tempo, nosso curso de gestão do tempo!